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2020/2021

Sistemas de Gestión Documental

Código: 42112 Créditos ECTS: 10
Titulación Tipo Curso Semestre
4312208 Archivística y Gestión de Documentos OB 2 1
La metodología docente y la evaluación propuestas en la guía pueden experimentar alguna modificación en función de las restricciones a la presencialidad que impongan las autoridades sanitarias.

Contacto

Nombre:
Raimon Nualart Mercadé
Correo electrónico:
Raimon.Nualart@uab.cat

Uso de idiomas

Lengua vehicular mayoritaria:
catalán (cat)

Otras observaciones sobre los idiomas

L1: Materiales docentes también en castellano

Equipo docente

Blanca-Georgina Biarge Gallardo

Prerequisitos

Línea formativa 1 (L1): Sistemas de gestión documental

Sin requisitos obligatorios

Línea formativa 2 (L2): Documentos electrónicos y preservación digital

Sin requisitos obligatorios

Objetivos y contextualización

Línea formativa 1 (L1): Sistemas de gestión documental

Capacitar al estudiante para:

  • Diseñar un Sistema de gestión aplicado a los documentos (SGD) adecuado a las necesidades y recursos de las organizaciones.
  • Planificar la implementación de un SGD.
  • Conocer los componentes, herramientas e instrumentos que integran un SGD y sus relaciones e interdependencias.
  • Implantar un SGD.
  • Evaluar y mejorar un SGD.


Línea formativa 2 (L2): Documentos electrónicos y preservación digital

Capacitar al estudiante para:

  • Identificar y conocer la estructura, los componentes y las características de los documentos electrónicos con condiciones de integridad, fiabilidad y autenticidad.
  • Aprender y conocer el valor de la firma electrónica y los servicios relacionados con la certificación digital.
  • Conocer los servicios de administración electrónica aplicables a la gestión de documentos electrónicos.
  • Comprender la función de los metadatos en la administración, la gestión y recuperación de los documentos electrónicos.
  • Adquirir conocimientos y habilidades para diseñar e implementar esquemas de metadatos.
  • Definir y aplicar métodos y técnicas para gestionar la documentación electrónica: captura, clasificación, descripción, evaluación y acceso.
  • Aprender a elaborar políticas de preservación digital para hacer frente a los problemas de la preservación de los documentos electrónicos a largo plazo.
  • Aprender a diseñar un sistema de gestión de documentos electrónicos.

Competencias

  • Actualizar y reciclar conocimientos a través de la formación continuada.
  • Adaptarse a nuevas situaciones, tener capacidad de liderazgo e iniciativa.
  • Analizar la estructura de los documentos electrónicos.
  • Analizar la estructura y el funcionamiento de organizaciones públicas y privadas.
  • Analizar, sintetizar, organizar y planificar los entornos y las actuaciones de gestión.
  • Aplicar los requisitos y estándares (integridad, autenticidad, preservación, metadatos...) en la gestión de documentos electrónicos.
  • Diseñar e implantar sistemas de gestión documental en las organizaciones.
  • Evaluar y seleccionar herramientas informáticas de gestión documental de archivos según su uso y necesidades.
  • Generar propuestas innovadoras y competitivas.
  • Que los estudiantes posean las habilidades de aprendizaje que les permitan continuar estudiando de un modo que habrá de ser en gran medida autodirigido o autónomo.
  • Trabajar de forma autónoma, resolviendo problemas y tomando decisiones.
  • Trabajar en equipos de forma interdisciplinaria.

Resultados de aprendizaje

  1. Actualizar y reciclar conocimientos a través de la formación continuada.
  2. Adaptarse a nuevas situaciones, tener capacidad de liderazgo e iniciativa.
  3. Analizar, sintetizar, organizar y planificar los entornos y las actuaciones de gestión.
  4. Aplicar el tratamiento archivístico a los documentos electrónicos y la definición y aplicación de metadatos.
  5. Controlar sistemas de preservación de los documentos electrónicos.
  6. Crear y administrar sistemas de gestión documental.
  7. Evaluar las prestaciones del software para la gestión documental y archivo.
  8. Generar propuestas innovadoras y competitivas.
  9. Identificar las propiedades de los documentos electrónicos de archivo.
  10. Identificar los procedimientos de la organización.
  11. Identificar y analizar la función archivo en el contexto de la administración electrónica.
  12. Identificar y definir requisitos del software para la gestión documental y archivo.
  13. Que los estudiantes posean las habilidades de aprendizaje que les permitan continuar estudiando de un modo que habrá de ser en gran medida autodirigido o autónomo.
  14. Reconocer el funcionamiento y la aplicación de la certificación y la firma digitales.
  15. Reconocer los componentes y características de los documentos electrónicos.
  16. Reconocer los estándares internacionales y las recomendaciones sobre la gestión electrónica de documentos y los documentos electrónicos.
  17. Reconocer los sistemas de seguridad informática.
  18. Trabajar de forma autónoma, resolviendo problemas y tomando decisiones.
  19. Trabajar en equipos de forma interdisciplinaria.

Contenido

Línea formativa 1 (L1): Sistemas de gestión documental

Introducción a la teoría general de sistemas

Principios rectores de la gestión documental

Procesos de la gestión documental

Instrumentos que los desarrollan

Diseño e implantación de sistemas de gestión de documentos (Metodología DIRKS. Identificación de riesgos y prioridades. Tecnologías y aplicativos. Gestión del cambio)

Estándares internacionales para la gestión de documentos.

Mejora continua y supervisión del sistema. Indicadores para su evaluación.

Transformación digital de las organizaciones y gestión documental.


Línea formativa 2 (L2): Documentos electrónicos y preservación digital


Unidad 1 - Documento electrónico

Definición. Componentes. Características. Tipologías y formatos. Problemática de los documentos electrónicos. Modelos archivísticos en la gestión de los documentos electrónicos. Valor legal de los documentos electrónicos. El documento electrónico en la NTI. El fenómeno del "big data".

Unidad 2 - Certificación digital y firma electrónica

Certificado digital y mecanismos de autenticación. La certificación digital en las AAPP catalanas. Firma electrónica. Marco Normativo. Política de firma electrónica y de certificados de la Administración en la NTI.

Unidad 3 - Administración electrónica

Definición. Los derechos y deberes en una administración electrónica. El modelo catalán de administración electrónica. Catálogo de servicios que ofrece el Consorci AOC. Open Data y transparencia.

Unidad 4 - Metadatos

Introducción y conceptos básicos. La gestión de los metadatos en un sistema de gestión documental (ISO 23081). Modelos de esquemas metadatos de gestión documentos. Elaboración de esquemas de metadatos / perfiles de aplicación

Unidad 5 - La gestión de los documentos electrónicos

La integración de los documentos electrónicos en los SGD. El expediente electrónico en la NTI y la LPACAP. Procesos de gestión documental y sus especificidades en un entorno electrónico. Política de gestión de documentos en la NTI. El "cloud computing" y la gestión de los documentos electrónicos.

Unidad 6 - Diseño de un sistema de gestión de documentos electrónicos

Caso práctico de éxito en la administración catalana.

Unidad 7 - Preservación y archivo digital

Introducción y conceptos básicos sobre preservación digital. Estrategias y técnicas de preservación digital. Políticas y planes de preservación digital. El archivo digital.

Metodología

Línea formativa 2 (L2): Documentos electrónicos y preservación digital

La metodología docente combinará las explicaciones del profesor en el aula o virtualmente; las actividades conjuntas de debate y exposición; los ejercicios individuales y en grupos en el aula y los ejercicios individuales fuera del aula, que pueden ser evaluables.

Esta combinación metodológica debe facilitar el aprendizaje de los conceptos teóricos necesarios para superar la línea formativa, así como poner en práctica la teoría en la resolución de situaciones y en la toma de decisiones a la hora de afrontar planteamientos y casos vinculados al temario.

Actividades

Título Horas ECTS Resultados de aprendizaje
Tipo: Dirigidas      
L1: Clases participativas e interactivas online 18 0,72 3, 6, 10, 11, 12, 13, 16, 18
L1: Clases prácticas 15 0,6 1, 2, 3, 6, 8, 10, 13, 16, 19
L2: Clases participativas e interactivas online 10 0,4 1, 4, 7, 5, 8, 10, 11, 12, 9, 13, 14, 15, 16, 17, 18
L2: Clases prácticas 18 0,72 1, 2, 4, 7, 5, 6, 12, 9, 14, 15, 16, 17, 18, 19
Tipo: Supervisadas      
L1: Actividades y trabajos prácticos sobre casos de uso 33 1,32 1, 2, 7, 6, 8, 10, 11, 12, 13, 17, 18
L2: Actividades y trabajos prácticos sobre casos de uso 25 1 2, 3, 4, 7, 5, 12, 9, 14, 15, 16, 17, 18, 19
Tipo: Autónomas      
L1: Estudio y análisis de casos. Lectura de textos y artículos 31 1,24 3, 7, 6, 10, 11, 12, 13, 17, 18, 19
L2: Estudio y análisis de casos. Lectura de textos y artículos 37 1,48 1, 4, 7, 5, 10, 11, 12, 9, 14, 15, 16, 17

Evaluación

Línea formativa 1 (L1): Sistemas de gestión documental

Las actividades se realizarán de forma secuencial a lo largo del curo y se deberán entregar dentro de los plazos que indicados. Su peso en la evaluación de la L1 es de un 32,5%. Habrá penalizaciones en la calificación de cada actividad en los siguientes casos:

  • Retrasos no justificados en las entregas.
  • Acumulación de faltas ortográficas y gramaticales.

El examen o prueba final de evaluación (17,5%) comprenderá:

  • Aspectos teóricos.
  • Actividades y casos prácticos estudiados a lo largo del curso.

Para poder superar la línea formativa se deberá obtener un mínimo de 5 puntos (sobre 10) en cada uno de los dos tipos de actividades de evaluación (Actividades y Examen final).

En el caso de que el estudiante no obtuviera la mínima calificación (5 puntos sobre 10) para superar la línea formativa, podrá realizar una prueba final de recuperación sobre las materias tratadas durante el curso. Para acceder a la prueba de recuperación es necesario haber obtenido una puntación mínima de 3,5 puntos (sobre 10) en la evaluación de las actividades y trabajos prácticos realizados a lo largo del curso. Es necesario obtener una puntuación mínima de 5 (sobre 10) para superar la línea formativa en fase de recuperación.


Línea formativa 2 (L2): Documentos electrónicos y preservación digital


En caso que el alumno no supere la línea formativa, existe un sistema de recuperación basado en un examen final de tipo teórico. Para participar en la recuperación del alumnado debe haber sido previamente evaluado en un conjunto de actividades el peso de las cuales equivalga a un mínimo de dos terceras partes de la calificación total de línea formativa.

Actividades de evaluación

Título Peso Horas ECTS Resultados de aprendizaje
L1: Elaboración y presentación de actividades y trabajos prácticos 35 % 25 1 1, 2, 3, 7, 6, 8, 10, 11, 12, 13, 17, 18, 19
L1: Examen final 15 % 3 0,12 3, 6, 10, 11, 13, 18, 19
L2: Ejercicio práctico Unidad 2 10 % 7,5 0,3 1, 2, 3, 8, 9, 13, 14, 15, 18
L2: Ejercicio práctico Unidad 4 15 % 10 0,4 2, 3, 4, 9, 13, 15, 19
L2: Ejercicio práctico Unidad 5 10 % 7,5 0,3 1, 2, 3, 7, 6, 8, 10, 11, 12, 18
L2: Ejercicio práctico Unidad 7 15 % 10 0,4 1, 2, 7, 5, 8, 12, 9, 13, 15, 16, 17, 18

Bibliografía

Línea formativa 1 (L1): Sistemas de gestión documental

 

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Línea formativa 2 (L2): Documentos electronicos y preservación digital

 

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International Council on Archives and Australasian Digital Records Initiative (2008). Principis i requeriments funcionals pera documents en entorns d’oficina digital. Mòdul 2. Directrius i requeriments funcionals per a sistemes de gestió de documents digitals. Edició i traducció al català a càrrec de l’Associació d’Arxivers-Gestors de Documents de Catalunya (2012) (Textos 09)

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