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2021/2022

Archiving Techniques: Arrangement and Description

Code: 42110 ECTS Credits: 10
Degree Type Year Semester
4312208 Archival and Records Management OB 1 2
The proposed teaching and assessment methodology that appear in the guide may be subject to changes as a result of the restrictions to face-to-face class attendance imposed by the health authorities.

Contact

Name:
Francesc Giménez Martín
Email:
Francesc.Gimenez@uab.cat

Use of Languages

Principal working language:
catalan (cat)

Other comments on languages

We will use an articles and websites in english and spanish too

Teachers

Andrea Rovira Bordonau

Prerequisites

There is no mandatory prerequisite

Objectives and Contextualisation

This module includes two training lines: "Classification and archiving systems" and "Archival description methods and information retrieval"

L1 Classification and archiving systems


Introduction and training objectives

 This training line deals with one of the basic elements of document management, the classification system, both in terms of its value and its types, the strategies for implementing corporate classification systems, complementary tools and the relationship with the archiving methods

Taking into account the link with the reality of the day to day, associated with the knowledge about the classification systems, special emphasis will be placed on the practical part, in order to be able to achieve the basic knowledge and strategies to be able to go ahead with the approval and the Management of a classification system within an organization, public or private. In order to learn the traps and tools necessary for its application, a classification system will be built in the classroom, creating a model from the beginning, and taking into account all factors, external and internal, that intervene in its creation, management and maintenance

L2 Archival description methods and information retrieval


Introduction and training objectives

The training line introduces the student to the knowledge and practice of the arxivistic technique of description, more than of the medium and format in which the documents are created:

  • Apply techniques and methods of description that serves to exchange the data and records.
  • Introduce the basic notions to designand manage information retrieval systems.

Competences

  • Analyse, synthesise, organise and plan management environments and actions.
  • Apply methods for document description and retrieval.
  • Carry out team work in interdisciplinary ways.
  • Continue the learning process, to a large extent autonomously.
  • Design document-classification systems.
  • Work independently, solving problems and making decisions.

Learning Outcomes

  1. Analyse, synthesise, organise and plan management environments and actions.
  2. Apply the general principles for creating classification tables.
  3. Carry out team work in interdisciplinary ways.
  4. Continue the learning process, to a large extent autonomously.
  5. Create archival-description tools.
  6. Create classification tables and the support tools by which to apply them.
  7. Identify the basic principles of archival description.
  8. Recognise and apply the rules of archival description.
  9. Recognise systems and types of classification.
  10. Work independently, solving problems and making decisions.

Content

SUBJECT AND CONTENTS L1


Unit 1:   Initial ideas

  • 1.1 Classify VS order
  • 1.2   What is a system?

Unit 2: Basics

  • 2.1   What is a classification box?
  • 2.2   Levels of classification
  • 2.3   Types of classification
  • 2.4   What is a background box?
  • 2.5   Types of documents

Unit 3: How to develop a classification system

  • 3.1   Where to start?   Let's look out
  • 3.2   Where to go next?   Look inside
  • 3.3   Leadership
  • 3.4   Here we go!   Creation of classification structure
  • 3.5   Create other system tools
  • 3.6   Implementation operation
  • 3.7   Plan the action
  • 3.8   Training, evaluation and continuous improvement

Unit 4: Filing systems

  • 4.1 Methods
  • 4.2 Applicability

SUBJECT AND CONTENTS L2

Unit 1.  Basic concepts and principles in archival description:

  • Basic concepts
  • What is the description

Unit 2. The normalization of the archival description:

  • International standards: APPM, MAD, RAD, ISAD (G)
  • Autonomic rules: MDM, NEDA, NOGADA
  • Examples of standardization: PARES, AtoM, Europeana, APE, and other
  • NOBRADE, DGARQ,AIDA and other standards. 

Unit 3. Catalonia Standard Archival Description (NODAC):

  • Principles and objectives
  • Structure
  • Examples:  The description of funds, series, subseries, simple record unit and compound recordunit.

Unit 4. The control of authorities:

  • The control of authorities and the ISAAR(CPF) standard
  • ISDF and ISDIAH
  • ARANOR, GEODARA, and other spanish examples 

Unit 5. Metadada for information exchange:

  • Metadada and typology
  • Interoperability: EAD, EAC, EAG
  • ISO 23081
  • Examples: Dublin Core, SGAGD, MoReq, e-EMGDE, e-SIGEDA, PREMIS, METS
  • Records in Context (RiC)

Unit 6. Information retrieval systems and indexation

  • Traditional  description instruments: guide, inventory, catàleg, indexs
  • Documentary languages

Methodology

L1. Classification and archiving systems

  • There will be thematic development classes that will combine practice and theory in the same way, with the idea that the classification and archiving concepts learned in class are applied with practical experiences, both group and individual.
  • These should serve as a basis for dealing with the two final projects: a group work and an individual where to apply QdC and the entire classification system and file that surrounds it.
  • All this will be accompanied by visits and real experiences of professionals who have applied systems to their jobs.

L2 Archival description methods and information retrieval/ Archival skills 
  • Theoretical and practical face-to-face activities that take place in the classroom.
  • Individual work of the student and in group.
  • Individual tutorials, where appropriate.

Annotation: Within the schedule set by the centre or degree programme, 15 minutes of one class will be reserved for students to evaluate their lecturers and their courses or modules through questionnaires.

Activities

Title Hours ECTS Learning Outcomes
Type: Directed      
L1. Elaboration of group classification practices 5 0.2 1, 2, 6, 3
L1. Thematic development classes 33 1.32 2, 6, 4, 9
L1. Visits and experiences 3.5 0.14 9, 3
L2. Interactive classes and experiences 40 1.6 1, 5, 7, 4, 8, 3
Type: Supervised      
L1. Evidences about the content 6.5 0.26 1, 2, 6, 9, 10, 3
L2. Practical activities for the description and retrieval of information 8 0.32 5, 7, 4, 8, 10, 3
Type: Autonomous      
L1 Previous study for the final work 5 0.2 1, 2, 6, 4, 10
L2. Analysis and study's case 5 0.2 1, 5, 7, 4, 8, 10, 3

Assessment

For the overcoming of the module it is necessary to approve separately each formative line. The final grade is the arithmetic mean of each formative line.

In Training Line L1, as a recovery activity, analytical work will be carried out on articles and studies on current classification, which will make it possible to guarantee the achievement of the objectives and competencies of the line.

In Training Line L2, as a recovery activity, analytical work will be carried out on articles and studies on current archival description, which will ensure the achievement of the objectives and competencies of the line.

Assessment Activities

Title Weighting Hours ECTS Learning Outcomes
L1. Activities linked to the subject's evidence 10 8 0.32 1, 2, 6, 4, 9, 3
L1. Final group practical work 20 32 1.28 1, 2, 6, 4, 9, 10, 3
L1. Individual final practical work 20 32 1.28 1, 2, 6, 4, 9, 10
L2. Activities linked to the subject 15 20 0.8 1, 5, 7, 4, 8, 10, 3
L2. Final practical individual work 15 20 0.8 1, 5, 7, 4, 8, 10
L2. Final practical work on group 20 32 1.28 1, 5, 7, 4, 8, 10, 3

Bibliography

L1 BIBLIOGRAPHY AND RESOURCE  

Identification

Resource

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BARBADILLO 2010

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Online at: http://www2.ub.edu/bid/consulta_articulos.php?fichero=18serra.htm   

 

REGULATIONS AND STANDARDS

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UNE-EN ISO 9001:2015. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos (ISO 9001:2015). Madrid: AENOR.

ISO 15489 (1)

UNE-ISO 15489-1:2016. Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios.. Madrid: AENOR.

ISO 15489 (2)

UNE-ISO 15489-1:2016. Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2: Directrices. Madrid: AENOR.

ISO 30300

UNE-ISO 30300:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario. Madrid: AENOR.

ISO 30301

UNE-ISO 30301:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos. Madrid: AENOR.

 

WEBSITE

Classification chart for municipal documentationhttp://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documental/00_actualitat/Cpublica_classif_munpal/QdCM_1.pdf

Identification

Resource

DGABMP, 2016a

DGABMP, 2016b

Classification table and the catalog of processes / series

http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documental/00_actualitat/Cpublica_classif_munpal/Cataleg_1.pdf

DGABMP, 2016c

Index of the catalog of processes / series

http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documental/00_actualitat/Cpublica_classif_munpal/Index-del-cataleg_1.pdf

DGABMP, 2016d

A brief guide to the classification document for municipal documentation model

http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documental/00_actualitat/Cpublica_classif_munpal/201607_Guia_Breu.pdf


L2
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Identificació

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QUÍLEZ, 2011

Quílez Mata, Julio Luis. “ Aproximació a les ontologies: definició i construcció. Aplicacions en el camp de l’Arxivística”. Lligall:revista catalana d’arxivística, 2011, núm. 32, p. 105-156. https://raco.cat/index.php/lligall/article/view/340074/431013

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NEDA

HEREDIA, 2006

HEREDIA, Antonia. “La norma española de descripción archivística (NEDA): reflexiones”. Boletín de la ANABAD, t. 56, nº 2, 2006, p. 11-30

SANTAMARÍA, 2006

SANTAMARÍA GALLO, Abelardo. La Norma Española de Descripción Archivística (NEDA): Anàlisis y propuesta de desarrollo [en línia]. Madrid, Subdirección General de los Archivos Estatales, 27 de julio de 2006. http://www.mcu.es/archivos/docs/NedaAnalisis.pdf  

SANTAMARÍA, 2007

SANTAMARÍA GALLO, Abelardo. Desarrollo de las Normas españolas de descripción archivística (NEDA). Jornada Técnica “Desarrollo y Creación de las Nuevas Normas Internacionales de Descripción Archivística” [en línia]. Madrid, Subdirección General de los Archivos Estatales, 30 de mayo de 2007. http://www.mcu.es/archivos/MC/CNEDA/Documentos.html  

SANTAMARÍA, 2012

SANTAMARÍA, Abelardo: Report on the work of CNEDA (2007-2012): Toward a conceptual model for archival description in Spain. 2012, julio, 11. Texto completo en inglés

NEDA-MC, 2017

 COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA (CNEDA). Neda-MC. Modelo conceptual de descripción archivística: entidades, relaciones y atributos. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2017. Consultar en el següent enllaç

 

 

 

NOGADA

GTAG, 2008

GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS DE GALICIA. Otra aportación a la normalización: la norma galega de descripción arquivística (NOGADA). Tabula.Estudios archivísticos de Castilla y León.2008, núm. 11, p. 113-130. 

GTAG, 2010

GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS DE GALICIA. Norma galega de descripción arquivística . Xunta de Galicia, 2010. http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/NormasDescriptivas/NOGADAcas_v1(febrero2010).pdf

   

 

 

 

Control of authorities/ ISAAR (CPF)

ORTEGO, 1999

ORTEGO,M. Pilar; BONAL, José Luis. El control de autoridades y la normalización de los puntos de acceso en los archivos. Tabula. 1999, núm. 4, p. 41-68. 

GTAA 1, 2004

GRUPO DE TRABAJO DE AUTORIDADES DE ARAGÓN. Compartir autoridades: la experiencia aragonesa. Tabula. 2004, núm. 7, p. 89-105. 

GTAA 2, 2004

GRUPO DE TRABAJO DE AUTORIDADES DE ARAGÓN. La normalización y el control de los puntos de acceso en la descripción archivística: fórmulas de colaboración para el control de autoridades. En XV Jornadas de archivos municipales de Madrid:la descripción multinivel en los archivos municipales:la normaI SAD(G). Móstoles: Comunidad de Madrid, 2004, p. 283-313. 

JIMÉNEZ, 2004

JIMÉNEZ, Jesús; GARCÍA, Rosa. El catálogo de autoridades: creación y gestión en unidades documentales. Gijón: Trea, 2004. 

BAYO, 2010

BAYÓ, Gemma; MORA, Glòria; TARRAUBELLA, Xavier. Manual d’indexació de descriptors onomàstics i geogràfics del Sistema AIDA. Barcelona: Ajuntament. Arxiu Municipal, 2010. https://ajuntament.barcelona.cat/arxiumunicipal/sites/default/files/manual_dindexacio_de_descriptors_onomastics_i_geografics_del_sistema_aida.pdf

ARANOR, 2014

GRUPO DE TRABAJO DE AUTORIDADES DE ARAGÓN (GTAA). ARANOR.Norma Aragonesa para la descripción de autoridades de archivos. 2na edición. Gobierno de Aragón. Departamento de Educación, Universidad, Cultura y Deporte. http://www.dehuesca.es/~sipca/IMAGEN/documentos_web/ARANOR-2-ed.pdf

 

 

 

EAD/EAC

FOX, 1997

FOX, Michael. Implementing Encoged Archival Description: An Overview of Administrative and Technical Considerations. The American Archivist. 1997, vol. 60, núm. 3, p. 330-343.  

RUTH, 1997

RUTH, Janice E. Encoged Archival Description: A Structural Overview. The American Archivist. 1997, vol. 60, núm. 3, p. 310-329. 

KIESLING, 2001

KIESLING, Kristi L.R. Descripción Archivística Codificada (EAD): desarrollo y potencial internacional. Lligall. 2001, 17, p. 73-88 https://www.raco.cat/index.php/lligall/article/viewFile/339522/430476

DELGADO GÓMEZ, Pedro. Normalización de la descripción archivística: introducción a Encoded Archival Description(EAD). Cartagena: Ayuntamiento de Cartagena; 3000 Informática, 2003. http://iibi.unam.mx/archivistica/alejandro_delgado-ead_espanol.pdf

SERRA, 2006

SERRA SERRA, Jordi. Nou programari lliure de gestió d’arxius. Butlletí informatiu de l’Associació d’Arxivers de Catalunya, octubre-desembre 2006, núm. 82. https://arxivers.com/wp-content/uploads/2018/07/Butllet%C3%AD-82.pdf

 

 

 

Metadada

ISO 23081-2

Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Aspectos conceptuales y de implementación. ISO 23081-2. Revista espanyola de Documentación científica 31, 3, pág. 453-506, julio-septiembre, 2008 https://www.uma.es/media/tinyimages/file/ISO.23081.Parte_2.pdf

AENOR, 2010

Orientación sobre la elaboración de un esquema de metadatos (Norma UNE-ISO 23081). Traducción del documento: ISO/TC 46/SC 11 N800R1 Realizada por AEN/CTN 50/SC 1 https://arxivers.com/wp-content/uploads/2018/07/Tec_ISOTC46SC11_N800R1_Orienta_elab_esq_metad_es-Normativa-t%C3%A8cnica.pdf

e-EMGDE

Metadatos ENI. https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico/pae_Metadatos.html?idioma=es

EGAD- RiC

Records in Context. CIA/ICA. https://www.ica.org/es/records-in-context-modelo-conceptual

 

 

 

Indexation/ Tesaurus/Documentary languages

SLYPE, 1991

SLYPE, Georges van. Los lenguajes de indización: concepción, construcción y utilización en los sistemas documentales.Madrid: Fundación Guzmán Sánchez Ruipérez: Piramide, 1991. 

LANCASTER, 1995

LANCASTER. Frederick W. El control del vocabulario en la recuperación de información. Valencia: Universitat de València, 1995. 

SANTOS, 1998

SANTOS CANALEJO, Elisa Carolina de. La indización en la recuperación de la información. Lligall. 1998, núm. 12, p. 116-131. https://www.raco.cat/index.php/lligall/article/download/339441/430395/0

MARTÍN, 2001

MARTÍN SUQUÍA, Ramón. Sistemas de recuperación de la información en los archivos: un anàlisis de situación y perspectivas. Lligall. 2001, núm. 17, p. 47-69. https://www.raco.cat/index.php/lligall/article/download/339521/430475/0

MERLOS, 2001

MERLOS, Mª Magdalena, VILLARREAL, Eugenio. El tesauro de archivos municipales. Método y experiencias del grupo de archiveros municipales de Madrid. Lligall. 2001, núm. 17, p. 151-164.   https://studylib.es/doc/7419827/el-tesauro-de-archivos-municipales.-m%C3%A9todo-y-experiencias...

SANCHEZ, 2012

Sánchez-Cuadrado, Sonia; Colmenero-Ruiz, María Jesús; Moreiro, José-Antonio. Tesauros: estándares y recomendacionesEl Profesional de la Información, 2012, mayo-junio, v. 21, n. 3, pp. 229-235.

Software

The virtual campus will be the space of relationship with the students and for the virtual classes the TEAMS program will be used.