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Archival description and information retrieval

Code: 44748 ECTS Credits: 9
2024/2025
Degree Type Year
4318290 Archival Studies and Information Governance OB 1

Contact

Name:
Andrea Rovira Bordonau
Email:
andrea.rovira@uab.cat

Teaching groups languages

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Prerequisites

No requirements


Objectives and Contextualisation

* Knowledge and practice of the arxivistic technique of description, more than of the medium and format in which the documents are created.

* To apply techniques and methods of description that serves to exchange the data and records.

* To introduce the basic notions to designand manage information retrieval systems.


Learning Outcomes

  1. CA18 (Competence) Assess an organisation's documents, collections, data and information.
  2. CA19 (Competence) Develop information retrieval systems depending on the type of documents, information and data in an organisation.
  3. CA20 (Competence) Prepare an organisation¡s description instruments and metadata schema.
  4. KA27 (Knowledge) Recognise the theory and practice of archival description and retrieval of information..
  5. KA28 (Knowledge) Select information indexing systems and instruments, such as thesaurus and ontologies.
  6. KA29 (Knowledge) Recognise description instruments and the metadata of documents and information.
  7. SA21 (Skill) Apply the standards of archival description to collections, documents, data and information.
  8. SA22 (Skill) Use systems and instruments for indexing and retrieving information.

Content

Unit 1.Basic concepts and principles in archival description:

  • Basic concepts
  • What is the description

Unit 2.The normalization of the archival description:

  • International standards: APPM, MAD, RAD, ISAD (G)
  • The control of authorities and the ISAAR(CPF) standard
  • ISDF and ISDIAH 

Unit 3.Autonomic rules

  • Autonomic rules: MDM, NEDA, NOGADA
  • Examples of standardization: PARES, AtoM, Europeana, APE, and other
  • NOBRADE, DGARQ, AIDA and other standards
  • ARANOR, GEODARA and other examples

Unit 4.Catalonia Standard Archival Description (NODAC):

  • Principles and objectives
  • Structure
  • Examples: The description of funds, series, subseries, simple record unit and compound recordunit

Unit 5.Information retrieval systems and indexation:

  • Traditional description instruments: guide, inventory, catalog, indexs
  • Documentary languages. Thesauri and ontologies
  • Data and information recovery programs
  • Information recovery tools. Real examples

Unit 6.Metadata for information exchange:

  • Metadata and typology
  • ISO 23081
  • International metadata schemas: Dublin Core, MoReq, AGRkMS, PREMIS, METS, etc
  • National metadata schemas: e-EMGDE, SGAGD, e-SIGEDA
  • Exchange languages: EAD, EAC, EAG
  • System architecture and application profiles

 Unit 7.The data as an information key:

  • Configuration of documentation from the data
  • Interoperability (NTI).
  • Open data portals. Navigation prectice and error detection
  • Records in Context (RiC)

Activities and Methodology

Title Hours ECTS Learning Outcomes
Type: Directed      
Interactive classes 55 2.2
Practical activities for the description and retrieval of information 20 0.8
Type: Supervised      
Individual or group practical work and exercises 20 0.8
Type: Autonomous      
Practical exercises outside the classroom (comments, opinions) 40 1.6
Reading texts and articles 25 1

* There will be thematic development classes that will combine practice and theory in the same way, with the idea that the description and information recovery concepts learned in class are applied with practical experiences, both group and individual.

* Individual and group exercises in the classroom and outside the classroom, which will be valuable.

* Individual tutorials, where appropriate.

 

Teaching language: catalan.

 

Annotation: Within the schedule set by the centre or degree programme, 15 minutes of one class will be reserved for students to evaluate their lecturers and their courses or modules through questionnaires.


Assessment

Continous Assessment Activities

Title Weighting Hours ECTS Learning Outcomes
Activities linked to the subject 45 30 1.2 CA19, CA20, KA27, KA28, KA29, SA21
Final practical individual work 30 15 0.6 CA18, CA19, CA20, KA27, KA28, KA29, SA21, SA22
Final practical work on group 25 20 0.8 CA20, KA27, SA21

This subject does not provide for the single assessment system.

As a recovery activity, analytical work will be carried out on articles and studies on current archival description, which will ensure the achievement of the objectives and competencies of the subject.

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Bibliography

General bibliography

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Regulations: ISAD (G) - AIDA - NODAC - MDM- NEDA - ISAAR (CPF) - EAD

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Documentary languages - Thesauri - Ontologies

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* CUADRADO BENÍTEZ, Maribel. Llenguatges documentals


Software

The virtual campus will be the space of relationship with the students and for the virtual classes the TEAMS program will be used.

During the classes, different programs and document managers will be seen as examples of real cases of using metadata.

 


Language list

Name Group Language Semester Turn
(TE) Theory 1 Catalan second semester afternoon